年賀状の発送先を決めるとき、過去の発送先の履歴（出受記録）が遡って見ることができる期間に限界があることに気づきました。
筆まめの住所録の仕様
筆まめの住所録は、16シーズン分（16年分）の出受記録の履歴データを保持することができます。
現在の年を基準にした場合、過去14年分＋現在の年＋翌年＝計16年分、また、出受記録の履歴を参照できるのは、現在の年を基準に過去14年分となります。
この記事では分かりやすくするため、2015年11月に住所録を参照していると仮定し、筆まめ住所録のファイルを例に挙げて説明をします。
2015年に開いた場合
例えば、筆まめ住所録ファイルを2015年11月に開いた場合、2001年～2015年（15シーズン分）の出受記録の履歴データを参照することができます。
また、翌年にあたる2016年発送分（１シーズン分）が入力できるようになっています。
この時点では参照はできないものの、2000年の出受記録の履歴データは保持されています。
ここで、2016年の出受記録の履歴データを入力して保存した場合、2000年の出受記録の履歴データは消去されます。
冒頭にも記載した通り、筆まめの住所録は16シーズン分の出受記録の履歴データが保持される仕様のためです。
2016年以降に開いた場合
次に、上記の筆まめの住所録ファイルを2016年1月に開いた場合は、2001年の履歴が表示されず、2002年～2016（15シーズン分）年の履歴データが表示され、新たに2017年発送分（１シーズン分）のデータが入力できる仕組みになっています。
このとき、2016年の翌年にあたる2017年の出受記録の履歴データを入力した場合、2001年の出受記録の履歴データは消去されます。
ここで、2017年の出受記録の履歴データを入力しなければ、2001年の出受記録の履歴データは保持されていますが画面には表示されません。
以下の画像は2015年での表示ですが、2016年になると2001年の出受記録の履歴データを参照することができなくなります。
もし、2001年発送分の出受記録の履歴データがある場合は、2016年以降は消去されてしまうため、何らかのかたちで2001年発送分の出受記録の履歴データの保全が必要です。
まとめ
拙宅では毎年、筆まめの住所録を使って発送先リストを作成しています。
毎年、発送先の住所録ファイルが増えています。
この住所録ファイルの過去の履歴（過去14年より前）は、PCの日付を変更して参照することができます。
あまり好ましい方法ではありませんが…。
ここは潔く、我が家の住所録保存年数は14年だと割り切るのも一つの方法です。
もし、どうしても履歴を残すのではあれば、アナログ的手法ですが、毎年、受発送リストを作成したり、年賀状に日付を書き込むのが確実ですね。
